会议进行当中，人们的目光集中于主席台和投影仪，因此，主席台上的背景板和投影仪就显得十分重要。在安装背景板和投影仪时要注意以下问题：
背景板和PPT内容要再确认一遍：背景板和PPT上的文字，图案都要确认无误。
大型会议简单的背景板安装需要4小时左右，如果是复杂的则要6-7个小时不等，所以只要情况允许，尽早安装为宜。
安装位置：背景板一般安装在会场正门对着的地方，主席台后面。
安装质量：背景板安装质量一定要把关，以免发生背景板倒下来或者掉东西下来砸到人的情况。如果是站立的，下面的三角架或者支架一定要牢靠，固定好；如果是靠墙或者后面的固定物的，也一定要钩好，别让背景板往前倒，安全第一！
背景板大小：背景板的宽度一般是和主席台的宽度一样，高度根据实际会场的高度来定，主席台上的嘉宾就座后不能遮住背景板上面的文字。
投影：根据实际情况，可将投影布包装到背景板里面，也可以在背景板左右放置投影布，投影布的大小也根据会场的大小来决定，200人以上的会议，投影布建议用4m*4m的。
灯光
1、光线
为了使观众的目光聚集到台上演讲嘉宾身上，主席台上的灯光一般比观众席的灯光亮。照射到嘉宾身上的灯光以明亮柔和的白色为主，干净不刺眼；投向背景板的可以用彩色灯，起到很好的烘托作用。
2、安装时间
不用射灯只用普通照明时，不花费时间，只要重新检查一遍电源，灯泡就行。如果要搭建射灯则花费时间不一，至少要留出5-6个小时来。
3、灯光的方向
灯光投射的角度很有讲究，对着嘉宾的灯光一般从前方上部投射，不从背后和下方投射，对着背景板的灯光可以至上而下或自下而上投射，从前方直射也行，只要射向背板的灯光左右均匀即可。
不用换灯光时，只要确保灯泡，线路的安全就行，如果需要换灯光，则要求灯光师做到万无一失，免得现场更换中断会议。
音响和话筒
音响的重要性不言而喻，在较为宽阔的会议场所举办会议时，不仅要注意音量的大小，更要保证音质。音响在安装过程中应当多次调试，保证声音不刺耳，无杂音，同时又能将声音传达到会场的各个角落。
话筒是嘉宾发言的重要工具，也需要仔细检查。同时，如果会议有互动环节，观众需要发言或提问的话，还应当准备备用话筒。
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